Microsoft Office 2007 - magyar változat
A Microsoft komplex irodai
alkalmazáscsomagja minden, napjainkban az irodákban előforduló igényt
kielégítő megoldás. Professzionális színvonalú kiadványszerkesztők
szolgáltatásait nyújtja a Word szövegszerkesztő, gazdasági-műszaki
számítások, elemzések eszköze az Excel táblázatkezelő, demonstrációk,
előadások látványos és hatásos segítője a PowerPoint program, az Outlook
igazi csoportos munkaszervezést lehetővé tevő alkalmazás, amellyel
nemcsak munkacsoporton belüli tevékenységeinket szervezhetjük, hanem
levelezhetünk is. Ez a négy program az Office Standard csomagjának
hagyományos összetevői. A professzionális Office csomag része az Access
adatbázis-kezelő program is.
Hosszú idő, több mint három év telt el azóta, hogy a
Microsoft 2003-ban új irodai programcsomaggal jelentkezett. A hosszas
fejlesztés eredményét, legalábbis néhány jellemzőjének bemutatásával – a
témához igen szűkre szabott keretek között – próbáljuk meg bemutatni.
De nézzük hát, mi minden újdonságra számíthatunk. Ha
röviden akarjuk összefoglalni, akkor minden új, más szemmel nézve semmi.
Az ambivalens érzéseket az kelti, hogy az Office 12 programcsomag
részei, a 2007-es verziószámot viselő Access, Excel, InfoPath, OneNote,
Outlook, PowerPoint, Publisher, Word, valamint az Office programcsomag
egyre inkább teljes jogú, de külön licencelt tagjai, vagyis a Project,
Visio funkcionalitása első pillantásra csak igen kis mértékben
változott, ugyanakkor a programok „közkeletűbb” felének, vagyis az
Access, Excel, Outlook, PowerPoint, Word programoknak teljesen új
felhasználói felületet alkottak. A FrontPage programról annyit lehet
tudni, hogy más néven, sokkal erősebb fejlesztői környezettel viszik
tovább a termékvonalat.
Nézzük azonban alaposabban meg a programcsomagot.
Igen lényeges, és nem feltűnő változtatás az új fájlformátumok
bevezetése. A korábbi változatokkal tartott kompatibilitás érdekében a
bináris fájlformátumok (doc, xls, ppt stb.) megtartása mellett a
fájlokat XML (Extensible Markup Language) alapokra helyezték. A jól
tömöríthető XML formátumot a fájlnév kiterjesztéséhez adott x betű is
jelzi (docx, xlsx, pptx). A tömörítésnek köszönhetően a
fájlméretek csökkenését a fejlesztők 50-80% közöttire becsülik. A
tényleges méreteket nyilván befolyásolja a tartalom, hiszen a képek
kezelése nem változott. Ezeket a fájlformátumokat a gyártó
nyilvánosságra hozta, így ezek kiszolgáló-oldali alkalmazásokban az
Office nélkül is előállíthatók XML konverzióval.
A kezelőfelület átalakítását hosszas
munkafolyamat-elemzés előzte meg, amelyben a felhasználók mindennapos
gyakorlatát követték. Az ebből származó több millió megfigyelés alapján
dolgozták ki az új kezelőfelületeket. Ezeknek fő jellemzője, hogy
megszűntek a hagyományos menük és a párbeszédpanelek száma is jelentősen
csökkent. Ami maradt azokhoz viszont nehezebb hozzáférni. Már korábban
egyre több vád érte a fejlesztőket (nemcsak a Microsoftot), hogy az
ilyen, a napi gyakorlatban elterjedten használt programok kezeléséhez
egyre inkább „pilótavizsga” szükséges, azaz a szakértőkön kívül igen
kevesen tudtak eligazodni a menük, parancsok egyre szaporodó
dzsungelében. Gondoljuk el, hogy a Word első 11 változatában a parancsok
száma több tízszeresére nőtt, de a kezelési mód tulajdonképpen megmaradt
az első változatban bevezetett gyakorlatnál.
Igaz ugyan, hogy ez a megoldás kvázi szabvánnyá lett
és nemcsak az Office programokban alkalmazták, de mára a programok
bonyolultsága már másféle felhasználói felületet igényel (tegyük hozzá,
hogy közben a hardver is sokat fejlődött, a mai interfészek
elképzelhetetlenek akár a 386-os gépeken). Másféle megoldásokon sok cég
dolgozott, nem egy ezek közül a gyakorlatban is bizonyított (mint a
grafikus programok palettái).
Az Office 12 programok felhasználói felületének
legfontosabb új eleme a szalag. Ez a munkaablakok felső részén jelenik
meg és mindig az aktuális munkához, munkafolyamathoz tartozó
tartalommal. A szalag váltása – szerencsére – nem adaptív (vagyis nem
automatikusan történik), hanem erre ikonokat, valamint a szalagon
látható hivatkozásokat (lapfüleket) használhatunk. Hagyományos
eszköztárból egy „fél” darab maradt összesen, ez tartalmazza a mentés,
visszavonás, mégis, parancsokat.
De nézzünk most már meg egy-két fontosabb
alkalmazást! Kezdjük a Word szövegszerkesztővel. Itt lehet a legjobban
megfigyelni a programfejlesztők szándékait. Az egyszerű felhasználónak
nem kell megjegyeznie, hogy melyik parancsot hol, melyik menüben
találja, és mire szolgál. A szalagon megjelenő eszközök, információk
szinte maguktól beszélnek. Persze, aki már gyakorlatot szerzett a
korábbi változatok valamelyikének használatából, annak az átállás
nehézkes lehet és bizonyos dolgokat csak igen hosszas keresgéléssel
lehet megtalálni.
Míg például viszonylag egyszerűen megtalálhatjuk a
karakterek, bekezdések részletes formázásához szükséges
párbeszédpaneleket, a testre szabás, beállítás párbeszédpaneljét az
egyetlen „hagyományos” eszköztár testre szabásakor – gyorselérési
eszköztár testre szabása, vagy az Office menü lenyitásakor a
menü alján (A PowerPoint beállításai) – találhatjuk meg
(valójában nem sok köze van hozzá).
A fájlkezelés parancsainak eléréséhez a munkaablak
bal felső sarkába, az Office gombra kell kattintanunk.
Az alapállapotban, szövegrögzítéskor használt
Kezdőlap szalag a legfontosabb szerkesztési, formázási utasításokat,
illetve azok szimbólumait tartalmazza. A stílusok alkalmazása egyszerű,
az egérkurzor alatti stílust azonnal mutatja a szövegen, ha tetszik,
kattintsunk a stílus szimbólumára (például a Címsor 1 gombra),
ezt követően a program véglegesíti a választást a szövegen. A teljes
stíluspalettát a Stílusok feliratot követő kis jelre kattintva
hozhatjuk elő. Ugyanígy jeleníthetjük meg a részletes karakter és
bekezdésformázáshoz szükséges – a korábbiakkal szinte teljesen megegyező
tartalmú – párbeszédpaneleket a Betűtípus és a Bekezdés
feliratok melletti kis ikonokra kattintva.
A Beszúrás szalag választása után
illeszthetjük be a legkülönbözőbb diagramokat.
Az Excel 2007 természetesen ugyanezeket a
felhasználói felületelemeket alkalmazza. Funkcionalitásában annyiban
bővült, hogy megjelent néhány OLAP adatkocka elemzésére szolgáló
függvény és rengeteg új diagramsablon.
Az adatok értelmezéséhez már a szerkesztés közben is
segítséget kapunk. A cellák adattartalmán érvényesülő többféle
feltételes formázást alkalmazhatunk, amely a cellaérték mellett jelenik
meg. Ilyen feltételes formázás lehet a cella színezése (ez az egyetlen
ilyen lehetőség, mely ismert volt korábban is), szimbólumok alkalmazása,
amely mutatja, hogy például a cella a teljes adattartomány melyik
kvantilisébe tartozik vagy éppen az értékkel arányos oszlopdiagramokat
alkalmazhatunk.
Az értékarányos oszlopdiagramok, ikonok a kijelölt
cellatartományt vizsgálják át és annak legkisebb és legnagyobb értéke
közötti területet osztják fel. A megjelenítéshez nagyon sok előre
elkészített szabály választható a grafikus palettából, itt ezek is úgy
működnek, hogy a kurzor alatti ikonnak megfelelően azonnal megjelenik a
formázás, amit – ha tetszik – a kattintással érvényesíthetünk.
Ugyanígy, minta alapján formázhatjuk a táblázatot
vagy a cellákat. Minden ilyen, minta alapján végzett formázás azonban
részletesen testre szabható. A feltételes formázásokhoz például a
Feltételes formázás kinyíló Új szabály parancsával
készíthetünk új szabályt.
Egyetlen adatsorra akár többféle, cellán belüli
adatjelölőt is alkalmazhatunk párhuzamosan. Ezzel jelentősen
megnövekedtek a korábbi változat szegényes (3 feltételt ábrázolni képes)
feltételes formázási lehetőségei.
A Kezdőlap szalagon található formázó galériák
hasonló módon működnek. A minta fölé mozgatott egérmutatóval
megjeleníthetjük a minta formáját, illetve az adatjelölő szimbólumokat a
táblázaton vagy annak kijelölt tartományán. Ha tetszik, amit látunk,
kattintsunk a galériabeli ikonra.
A Legfelső/legalsó értékek szabályai
paranccsal a legfelső, vagy legalsó adatokat, illetve az átlag feletti,
vagy alatti adatokat tartalmazó cellákat formázzuk.
Az Adatsávok paranccsal egy egészen különleges
megoldással a kijelölt cellák tartalmával arányos sávdiagramokat
készíthetünk a cellán belül. A legnagyobb kiterjedésű sáv a legnagyobb
értékhez, a legrövidebb sáv a legkisebb értékhez tartozik, míg a köztes
értékekkel arányos lesz a többi sáv hossza. A sávok az oszlopon belül
maradnak, így az abszolút hosszakat az oszlopszélesség is befolyásolja.
Fontos, hogy csak azonos jellegű adatokat színezzünk egyformán, például
a fenti ábrában eltérő színű sávok illették volna meg a bevételeket és a
kiadásokat. A beállított minták alapján formázó menük esetében a
formátum kipróbálható úgy, hogy a mutatót a minta fölé mozgatjuk. Ha
tetszik a forma, kattintsunk a mintára, hogy érvényesítsük a beállítást.
Ugyanazokon az adatokon akár többféle feltételes formázást is
alkalmazhatunk. Korábban legfeljebb csak három feltételt és egyféle
megjelenést állíthattunk be. Ezek a szabályok általában „nem ütik”
egymást.
Sokféle előre beállított cellastílus közül
választhatunk a Cellastílusok gomb lenyíló menüjéből. Ilyen
cellastílust is kialakíthatunk egyedi formázással (Új cellastílus),
de egyesíthetünk is cellastílusokat (Stílusok egyesítése).
Pontosabban ez utóbbi paranccsal más megnyitott munkafüzetben
alkalmazott cellastílust vehetünk át az éppen szerkesztett munkafüzetbe.
A függvények beillesztése, külső adatok átvétele is
sokkal egyszerűbbé vált.
A leírás minden olyan részén külön felhívjuk a
figyelmet, amely a megelőző változattól lényegesen eltérő
funkciómegoldást ismertet. A programok eddig még nem említett egyéb
lehetőségeit is igyekeztünk – a terjedelem adta korlátokon belül –
megfelelő mélységben ismertetni.
